Aktenschrank Experte

Informationen zu Aktenschrank

Der Bedarf zum Kauf von Aktenschränken kann aus den unterschiedlichsten Gründen herrühren. Oftmals steht der Austausch des Mobiliars bei einem Umzug der Geschäftsräume an. Alte Möbelstücke werden aussortiert und neue Büromöbel werden angeschafft. Ein Austausch von Büromöbeln kann auch notwendig werden, wenn sich das Corporate Design eines Unternehmens ändert und entsprechend „ausgediente“ Möbel gegen ein neues, dem Design entsprechendes, Mobiliar ausgewechselt werden sollen. Neue Sicherheitsvorschriften, Geschmacksveränderung und Schäden an bestehenden Möbelstücken sind weitere Gründe, die Sie zum Kauf eines neuen Aktenschrankes bewogen haben könnten.

Wichtig ist vor jedem Kauf darauf zu achten, dass die neuen Objekte auch Ihren Wünschen und Kriterien entsprechen. So kann es beispielsweise notwendig sein, dass Sie wichtige und vertrauliche Unterlagen verstauen müssen. Dementsprechend sollte der neue Aktenschrank verschließbar sein. Ein weiteres Kriterium kann sein, dass Sie Ihre Unterlagen vor Umwelteinflüssen wie Feuer, etc. schützen möchten. Dafür wäre dann ein feuersicherer Aktenschrank notwendig. Auch nicht ganz außer Acht zu lassen ist die Optik von neuen Möbelstücken. Schließlich sollten sie zu bereits vorhandenem Mobiliar passen und dem Corporate Design passen. Oder wenn Sie auf der Suche nach einem Aktenschrank für Ihr Heimbüro sind, sollte sich das neue Schmuckstück natürlich auch an Ihren Geschmack und der bestehenden Einrichtung einfügen.

Nicht unerlässlich sind auch die Maße Höhe, Tiefe und Breite, denn Raum ist begrenzt und gerade dann wenn ein Umzug in kleinere Räumlichkeiten (bspw. aufgrund von Sparmaßnahmen durch Ihr Facility-Management) ansteht, ist die Größe eines der wichtigsten Kriterien. Denn auch mit Einsparung der Größenmaße möchten Sie sicherlich größtmöglichen Stauraum genießen und Ihre wichtigen Unterlagen nicht unbedingt in Kellerräumlichkeiten oder im Eingangsbereich „parken“ müssen.

Aufbewahrungsfristen von Unterlagen

Der Gesetzgeber bürgt Unternehmen die Pflicht auf bestimmte Unterlagen für einen gewissen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Nicht selten müssen Sie Unterlagen vorrätig halten, die Sie nach dem ersten Wegsortieren nie wieder aufgreifen. Da dauert es nicht lang bis sämtliche Staumöglichkeiten ausgereizt sind und Unterlagen, die Sie dem Gesetz nach zwar aufbewahren müssen, für Ihren Geschäftsbetrieb aber nicht notwendig sind, bereits Platz auf Ihrem Schreibtisch wegnehmen. Nicht selten wird dann nach neuen Verstaumöglichkeiten gesucht. Doch es lohnt sich auch mal ein genauerer Blick auf die Aufbewahrungsfristgen des Gesetzgebers, denn Sie können Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichten und so neuen Stauraum schaffen. Im folgenden möchten wir Ihnen daher einen kleinen Einblick (Tabelle stellt nur Auszug dar) in die Fristen der unterschiedlichen Dokumenttypen geben:

Wie die Tabelle zeigt, sind es nicht nur geschäftliche Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen. Auch im privaten Umfeld kann es sich lohnen bestimmte Dokumente aufzubewahren. Teilweise sind Sie dazu sogar verpflichtet.

Der Ordnung und Übersicht wegen kann es sich entsprechend lohnen Geschäftsdokumente mit gleichen Aufbewahrungsfristen in denselben Aktenordnern zu archivieren (Sie können die Aufteilung jedoch auch je Aktenschrank vornehmen). Diese Aktenordner können Sie dann anhand der aufzubewahrenden Frist bzw. dem Ablaufdatum der Aufbewahrungsfrist markieren/mit folgendem Stempel versehen:

• „Dauerhaft“
• „30 Jahre“
• „10 Jahre“
• „6 Jahre“
• usw.

Zusätzlich empfiehlt es sich besonders wichtige Dokumente mit dem Hinweis/einem Stempel „WICHTIG“ zu markieren. Dieses Vorgehen spart eine Menge Frust und Zeit. Und mit der eingesparten Energie können Sie Ihre Kraft und Zeit wieder den wichtigen Themen Ihres Betriebs widmen.

Wo man einen Aktenschrank überall findet

Aktenschränke findet man quasi überall wo auch Unterlagen ihren Platz haben. Sei es in den Räumlichkeiten von Betrieben, öffentlichen Gebäuden, Bibliotheken, Anwaltskanzleien, Gerichten, Steuerbüros, in Schulen, zu Hause (selbst wenn kein Heimarbeitsplatz besteht) und nicht zuletzt in Archiven jeglicher Größe. Weiterhin zeigt die obige Tabelle zu den Aufbewahrungsfristen, dass natürlich auch Krankenhäuser und Arztpraxen Pflichten zur Aufbewahrung von Dokumenten erfüllen müssen.

Egal ob es sich um ein privatwirtschaftliche Unternehmen handelt, welches Geschäftsdokumente aufbewahren muss oder um eine Behörde, die der gleichen Pflicht für ihre Verwaltungsdokumente nachkommen muss. Es stellt sich stets die Frage in welcher Form diese Dokumente am besten verwahrt werden sollen. Heutzutage lassen sich Dokumente verhältnismäßig einfach digitalisieren. Zum Einlesen/digitalisieren der Dokumente bietet sich vornehmlich ein Scanner an. Auch gibt es bereits zahlreiche Dokumentenverwaltungssysteme zur Organisation der digitalen Medien, denn der Gesetzgeber schreibt neben der Aufbewahrung auch vor, dass lesbar und in angemessener Zeit vorlegbar sein müssen. Ein gutes Archivierungssystem ist damit unabdingbar und hierbei spielt es keine Rolle, ob die Dokumente digital oder im Original aufbewahrt werden. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind nach § 147 Abs. 2 AO jedoch stets im Original aufzubewahren. Für Dokumente dieser Art empfiehlt sich daher ein abschließbarer und feuersicherer Aktenschrank. Dieser soll die Unterlagen vor unbefugtem Zugriff und vor äußeren Schäden wie Bränden sichern.

Spezielle Eigenschaften von Aktenschränken und Datensicherheit

Die Datensicherheit ist nicht nur für Unternehmen ein essentieller Faktor. Auch im privaten Umfeld sollte darauf geachtet werden, dass die eigenen Unterlagen vor unbefugtem Zugriff sowie vor äußeren Einflüssen wie Bränden und Wasserschäden geschützt sind. Wie bereits angesprochen, gibt es die Möglichkeit der Digitalisierung vieler Unterlagen mit anschließender Sicherung auf lokalen Medien wie Festplatten, die wiederum in Aktenschränken aufbewahrt werden können, oder in der Cloud. Je nach Präferenz gehen sowohl Unternehmen wie auch Privatpersonen verschieden damit um. Während einige mehr Wert darauf legen möglichst viel Platz zu sparen und ihre Daten lieber in der Cloud speicher, sind andere eher konservativ eingestellt und haben die wichtigsten Unterlagen lieber Vorort in einem verschließbaren Aktenschrank (gerade aufgrund von Viren-, Malware und Phishing-Gefahren).

Aktenschränke sollten daher also nicht nur als Stauraum dienen, sondern andererseits auch als eine Art Tresor dienen. So werden gern wichtige Vertragsunterlagen lieber Vorort im Aktenschrank im Büro des Geschäftsführer aufbewahrt. Daher müssen besonders solch genutzte Aktenschränke auch verschließbar und feuersicher sein, um die unbefugte Einsichtnahme Dritter und Zerstörung der Dokumente durch bspw. einen Hausbrand zu vermeiden.

Vorschriften zu Büroräumen/Optimales Arbeitsumfeld:

Bei der Gestaltung von Büroräumen gilt es verschiedene Gesetze und Verordnungen zu berücksichtigen – u.a. die Arbeitsstättenverordnung „ArbStättV“. Zusätzlich gab es bereits zahlreiche Studien zur optimalen Einrichtung von Arbeitsstätten, insbesondere zur Einrichtung von Büroräumen. Dies zeigt, dass längst erkannt wurde, dass eine ergonomische, mit anderen Worten sichere und funktionale, Arbeitsumwelt Voraussetzung für den Wohlfühlfaktor des Menschen und somit seiner Produktivität ist.

Grundsätzlich gilt es bei Büroarbeitsplätzen Faktoren wie die Lüftung, die Raumtemperatur, Raumbeleuchtung, Sichtverbindung nach außen, Fußbodenbelag, etc. zu beachten. Weiterhin muss auf die Vorschriften der Bildschirmarbeitsverordnung und dem Arbeitsschutzgesetz geachtet werden. Explizit ergeben sich keine Anforderungen an Aktenschränke (außer Acht gelassen werden hierbei spezielle Vorschriften der Fertigung). Implizit lässt sich jedoch ableiten, dass Aktenschränke nicht die freie Begehbarkeit der Arbeitsflächen behindern dürfen. Daraus lässt sich erkennen, dass Aktenschränke einen möglichst geringen Platz einnehmen und dabei dennoch möglichst viel Stauraum bieten sollten. Zur Einbindung in die Räumlichkeiten kann man sich sehr gut an den Maßen Höhe/Tiefe/Breite orientieren und je nach verfügbarer Fläche hohe und schmale oder flache und lange Aktenschränke kaufen. Je nach Büroraumplanung mag es zum Beispiel günstiger sein einen drehbaren als einen festen einfachen Aktenschrank mit Flügeltüren einzuplanen, da die drehbare Version Platzsparender sein und das Bürobild etwas aufhellen kann. Zur optimalen Ausnutzung des Stauraums sollte man sich bereits vorab Gedanken über das anzuwendende Ablagesystem machen.

Dementsprechend gilt es bereits vor Einrichtung der Büroflächen darüber nachzudenken welche Art der Ablage die effizienteste darstellt oder ob ggf. verschiedene Ablagesysteme miteinander kombiniert werden sollen. Bevor man einen Aktenschrank kauft, sollte man also wissen, ob man eher Aktenordner oder Hängeregister verwenden möchte. Beides hat seine Vor- und Nachteile. Ein auch nicht gänzlich zu vernachlässigender Faktor ist die Statik der Gebäude. So dürfen an bestimmten Stellen keine Höchstgrenzen bzgl. des Gewichts überschritten werden, weshalb auch das Gewicht eines Aktenschrankes nicht unberücksichtigt bleiben darf. Wie auch bereits angedeutet, sollte man bzgl. der Ergonomie am Arbeitsplatz auf die Farbgebung der Einrichtung achten, denn jede Farbe hat einen anderen Einfluss auf den Menschen und beeinflusst somit direkt auch die Produktivität der Arbeitnehmer. Auch auf das Material sollte hierbei geachtet werden – lassen sich doch Aktenschränke aus den unterschiedlichsten Materialien fertigen und auf verschiedenen Plattformen finden – hier bspw. aus Holz, Metall oder auch Kunststoff.

Wo man einen Aktenschrank kauft

Gute Aktenschränke findet man überall in gut ausgestatteten Möbelhäusern. Es gibt auch einige Unternehmen, die sich auf den Bedarf von Bürounterlagen und Büromöbeln für Unternehmen spezialisiert haben. Zusätzlich hat man neben dem Besuch von Geschäften die Möglichkeit Büromöbel wie Schreibtische, Bürostühle, Aktenschränken und anderes im Internet auf speziellen Webseiten zu suchen. Teilweise findet man online auch eine größere Produktvielfalt. Gut ausgestattete Online-Händler bieten Kunden auch eine Filteroption, mit dem man nach speziellen Produkten filtern kann. Diese Art der Suche nach dem richtigen Aktenschrank kann viel Zeit und Mühe sparen.